#dhnord2020 : Organiser un colloque international en ligne en temps de pandémie

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Auteurs : Clarisse Bardiot, Emmanuel Château-Dutier, Edward Gray, Alexis Grillon, Jaymes Kalala, Victoria Le Fourner, Mathilde Wybo

Introduction

En novembre 2020, le colloque #dhnord s’est tenu en ligne par la force des choses. Nous avons essayé de tirer le meilleur parti de la situation, et comme plusieurs personnes nous ont posé des questions sur l’organisation de l’événement, ce billet tente d’en rendre compte le plus précisément possible, afin que l’expérience puisse servir à d’autres équipes.

Chaque année, le colloque #dhnord, consacré aux humanités numériques, est organisé à la MESHS de Lille aux alentours des mois d’octobre-novembre. Au fil des années, #dhnord est devenu un rendez-vous incontournable sur les humanités numériques, tant à l’échelon national que régional. Depuis 2019, il est dirigé par Clarisse Bardiot, responsable scientifique de l’axe humanités numériques à la MESHS, en partenariat avec le CRIHN à Montréal dont l’un des membres assure la co-direction scientifique (en 2020 Emmanuel Château-Dutier). L’équipe administrative de la MESHS en assure l’organisation. Le contexte est particulier : le poste d’ingénieur d’études en humanités numériques est vacant et Edward Gray ne sera recruté qu’en juillet 2020, quelques mois avant la date du colloque. Par ailleurs, en 2018, il a été décidé d’instaurer un rythme biannuel : les années impaires, un colloque en français sur une thématique large ; les années paires, un colloque en anglais sur une thématique précise. Enfin, ce colloque a la particularité de fonctionner sur appel à communication et invitation de chercheurs, le tout validé par un comité scientifique renouvelé chaque année.

Le thème du colloque 2020 est communiqué dès la clôture de l’édition 2019 (les grands corpus d’images en histoire de l’art) ainsi que les noms des co-directeurs scientifiques. Ces derniers constituent à la fin de l’hiver le CS, lequel se réunit une première fois en février pour définir l’appel à communication et le titre. Le colloque s’intitule dorénavant « La mesure des images : approches computationnelles en histoire et théorie des arts ». L’appel est publié dans les délais habituels avec une date de réponse au 05/06/2020.

Entre-temps, le confinement est déclaré… Malgré les incertitudes qui pèsent sur l’automne, et un certain optimisme sur la possibilité de mener le colloque en présentiel, nous décidons dès le mois de mai de basculer le colloque en ligne. Le scénario est le suivant : quoiqu’il arrive, les étrangers ne pourront vraisemblablement pas se déplacer ; s’il y a une possibilité de présentiel, cela sera réservé en priorité aux ateliers. Bien nous en a pris : aux dates du colloque, nous sommes de nouveau confinés…

Reste à imaginer une forme de colloque en ligne. Les séminaires en ligne fleurissent de toute part, nous expérimentons les cours en ligne avec les étudiants, menons une veille, partageons bonnes et mauvaises expériences. Au fur et à mesure des principes émergent :

  • Profiter de la situation pour la retourner à notre avantage et inviter les plus grands spécialistes internationaux (qui ne seraient sans doute jamais venus à Lille). Nous avons été surpris par leur enthousiasme et tous ont répondu favorablement, bien au-delà de ce que l’on pouvait imaginer.
  • Privilégier des tables-rondes en direct avec des échanges entre les intervenants pour conserver la dimension vivante si ce n’est conviviale du colloque. Les tables-rondes sont enregistrées mais l’accord pour la rediffusion est demandé a posteriori pour permettre le droit à l’erreur et privilégier le direct.
  • Enregistrer au préalable les communications et les diffuser deux semaines avant le colloque pour favoriser les échanges lors des tables-rondes, et permettre au public de pouvoir les consulter en fonction de leur emploi du temps tout en évitant d’être assis derrière son écran pendant plusieurs heures de suite. Cela permet aussi de réduire les problèmes techniques.
  • Augmenter et éditorialiser les vidéos grâce au logiciel MemoRekall : le colloque est très pointu et cela permet d’expliciter les références mentionnées par les intervenants, de joindre la bibliographie, de renvoyer vers le code et les corpus le cas échéant, etc. C’est notamment très utile pour les étudiants. Nous pensons également à éditorialiser des vidéos de conférences déjà existantes mais finalement cet aspect sera progressivement abandonné. 
  • Étendre la durée du colloque sur 4 jours (et non deux et demi comme initialement prévu) avec un rdv chaque jour pour une table ronde de 1h30 à 17h heure de Paris ce qui permet aux nord-américains de participer.
  • Choisir de déporter les tables-rondes vers YouTube, Twitch et CanalU pour éviter que le public ne se connecte à la session zoom et relayer les questions posées sur un chat dédié ou sur twitter.
  • Proposer une session de posters sous forme de 4 images qui peuvent ainsi être diffusées sur Twitter. Les templates ont été fournis aux candidats pour assurer une harmonie graphique et pour éviter des problèmes de fichiers.
  • Définir une identité graphique déclinée sur tous les supports et abandonner complètement les supports papiers.

Nous détaillons ci-dessous les principaux points avec nos documents de travail, que vous pouvez réutiliser et adapter librement. Des réunions régulières avec toute l’équipe (mensuelles puis bi-mensuelles), une grande souplesse d’adaptation, de l’écoute et beaucoup de bonne humeur sont les principaux ingrédients. Nous n’avons pas évité les bugs de dernière minute, le plantage d’une plateforme vidéo (mais nous en avions deux autres qui fonctionnaient) et deux ou trois autres surprises mais cela est (presque) passé inaperçu ! 

Organisation

L’organisation d’un colloque international en ligne implique, avant tout, beaucoup de travail en amont. À cet égard, l’établissement d’un rétro-calendrier a été particulièrement utile. Celui-ci impliquait des périodes tampons pour donner une place à l’imprévisible (parce que l’imprévisible est la seule chose prévisible). Nous avons également eu besoin de veiller à tenir toute l’équipe au courant de ce qui se passe, et d’assurer que notre communication avec les intervenants soit à la fois succincte, claire, et efficace.

Après avoir identifié les participants et nous être assurés qu’ils étaient bien informés du schéma général du colloque, nous avons veillé à ce que notre demande – enregistrer une vidéo de leur présentation et nous l’envoyer – soit la plus simple et la plus claire possible. Nous avons ensuite effectué le montage avec un prestataire externe pour conférer à l’ensemble une certaine harmonie et normaliser les vidéos produites. Ainsi, nous avons élaboré un document d’orientation qui non seulement explique en détail comment utiliser OpenCast Studio (le logiciel libre utilisé pour l’enregistrement), mais qui donne également des conseils pour se filmer efficacement. Bien que ces recommandations puissent sembler simples (éviter d’avoir des fenêtres derrière soi pour le contre-jour, porter des couleurs unies, etc.), l’expérience des dix derniers mois a montré qu’il s’agit là de considérations importantes pour produire des enregistrements de qualité. Nous avons également fait preuve de souplesse lorsque certains participants ont demandé à utiliser d’autres plateformes. Ce qui était important pour nous, c’était que le processus de tournage reste le plus simple possible, afin que les intervenants puissent se concentrer sur la réalisation de leur présentation. 

Il était également essentiel de garder toute l’équipe sur la même longueur d’onde. Pour ce faire, nous avons profité d’un canal de discussion privé dans un chat interne, en épinglant les messages si nécessaire. Nous avons également utilisé un système de fichiers partagés – Nextcloud fournit par ULille, mais en raison de la difficulté d’intégration des personnes extérieures à Lille, nous avons également utilisé Google Drive et Docs. Dans ces documents, nous avons tenu un journal – une liste récapitulative de nos discussions précédentes (nous avons pris des notes de manière collaborative au fur et à mesure des réunions) – ainsi que d’autres documents, tels que les lignes directrices mentionnées ci-dessus, et plusieurs fichiers de suivi pour suivre la progression de l’organisation des différents aspects du colloque. La possibilité de partager ces fichiers avec d’autres membres non permanents de l’équipe nous a permis de transmettre rapidement et facilement des informations et de travailler à notre propre rythme. Cela a permis aux membres de l’équipe de pouvoir vérifier instantanément ce qui était fait, ou ce qui était en cours d’élaboration et ce qu’il restait à faire. Avec les membres de l’équipe en télétravail, et dans le cas d’Emmanuel Château-Dutier, sur un continent lointain, ces éléments étaient d’une grande importance. 

Pour préparer les journées elles-mêmes, nous avons envoyé un courriel aux participants des tables rondes la semaine précédent le colloque, avec les informations complètes de connexion à Zoom. Lors de la création de la session Zoom, nous avons également veillé à activer les centres de données dans les régions où nous aurions des connexions des participants, comme le Canada pour couvrir l’Amérique du Nord. 

Une dernière note sur l’organisation des ateliers – nous avions initialement prévu 20 personnes dans le public pour favoriser les échanges. Nous avons demandé aux inscrits de confirmer leur présence la semaine précédant la conférence. Le taux de réponse a été plutôt faible, et nous avons vite appris qu’il valait mieux inviter beaucoup plus de personnes que prévu aux sessions, car il est très facile de décider de ne pas participer à des événements en ligne à la dernière minute.

Capsules MemoRekall

L’un des éléments inédits de notre conférence sont les vidéos préenregistrées enrichies avec MemoRekall, un logiciel d’annotation vidéo conçu par Clarisse Bardiot. Relativement simple à prendre en main et à mettre en œuvre, MemoRekall nous a permis de présenter une approche nouvelle et innovante des documents de la conférence avec la production de vidéos augmentées. Grâce à ce logiciel, il était possible de délimiter les principales sections d’une présentation en les chapitrant mais aussi de fournir des « notes de bas de page » contenant des liens vers des documents, des sites web et des ensembles de données. Ainsi, notre public pouvait facilement avoir accès à une exploration des contenus plus approfondie, ce qui est assez limité dans un format de conférence traditionnel ! Cet investissement nous paraissait d’autant plus important que ces capsules MemoRekall devaient être hébergées sur le site web de la MESHS, et rester accessibles à long terme. Ainsi, #dhnord2020 continuera d’être une ressource bien au-delà de novembre 2020. 

En créant ces capsules, nous avons demandé à nos participants d’envoyer leurs diapositives de présentation ainsi que les références/détails qu’ils souhaitaient voir ajoutés à la capsule. Ils ont souvent soumis leurs diapositives qui comportaient des éléments de « chapitres », et plus rarement des horodatages. Chaque vidéo commençait par l’insertion d’une note, qui durait pendant toute la vidéo, sur la conférence, ainsi que sur l’auteur de l’intervention et un lien pour soumettre une question à poser pendant les tables rondes, ainsi qu’un téléchargement des diapositives si celles-ci étaient disponibles. De là, nous avons regardé les vidéos et ajouté des références au fur et à mesure – en donnant 30 secondes minimum pour les liens, et en faisant des « chapitres » du mieux que nous pouvions. Un deuxième visionnage détaillé était nécessaire pour le contrôle de la qualité et pour s’assurer que les « chapitres » étaient pertinents, surtout lorsqu’ils n’étaient pas déjà clairement définis par l’auteur. En fonction du nombre de références à ajouter, ainsi que des éléments fournis au préalables par les auteurs, chaque vidéo a demandé entre 2,5 et 3 heures de travail pour être éditorialisée. Une fois terminées, elles ont été envoyées aux auteurs pour approbation avant d’être placées sur le site web de la conférence. 

Exemple de capsule réalisée avec MemoRekall. Voir en plein écran

Préparation des tables-rondes : choix des modérateurs, conduites, entretiens préalables

Avec un événement entièrement en ligne et la diffusion de conférences pré-enregistrées, il nous paraissait particulièrement important de pouvoir trouver des solutions pour garantir, malgré tout, des échanges scientifiques de qualité. En effet, nous avions une conscience aiguë de ce que nous perdions avec un événement à distance en termes de rencontres et de discussions informelles et spontanées qui font souvent tout le sel des rencontres scientifiques. Il nous paraissait donc relativement essentiel d’accorder une large place dans le déroulement de l’événement à des discussions à travers l’organisation de plusieurs table-rondes qui seraient seules diffusées en direct sur des plages horaires assez restreintes mais tout au long de la semaine.

Afin d’assurer des discussions d’une bonne tenue, il était essentiel qu’un responsable soit désigné pour chaque table-ronde afin de préparer la discussion en prenant soin de discuter avec chaque intervenant de son intervention. Il faut ici remercier Nuria Rodriguez Ortega, Taylor Arnold et Everardo Reyes d’avoir accepté de jouer ce rôle et de leur investissement dans la préparation des tables rondes. À partir de ces discussions préalables et après avoir pris connaissance des communications enregistrées des divers participants, un déroulé de chaque table ronde a été rédigé en pensant aux dialogues qui pouvaient s’établir entre les divers intervenants. Ces conduites organisées par grandes questions thématiques avec des sous-questions étaient destinées à mener la discussion au cours des tables rondes. Elles ont été communiquées aux participants avant l’événement pour qu’ils aient le temps d’y réfléchir. Avec la mise en ligne des conférences enregistrées, tous les intervenants avaient par ailleurs eu le temps de penser aux présentations de leurs collègues.

Les intervenants étaient accueillis dans les table-rondes une demi-heure avant le lancement de l’événement pour s’assurer de l’absence de problème technique, effectuer les tests micros, et faire connaissance. Avant de passer en ligne, il leur était rappelé les modalités de déroulement de l’événement en insistant sur l’importance d’avoir une discussion la plus fluide et la plus nourrie possible et qu’ils pouvaient donc bien entendu s’interpeler ou rebondir sur les propos des uns et des autres. Plusieurs canaux ont été établis pour le recueil des questions du public sur Mattermost ou à travers un mot-dièse (#dhnord2020) sur Twitter. Les animateurs des tables-rondes étaient déchargés du recueil des questions par des personnes désignées afin de pouvoir se concentrer sur la discussion. Ces questions leur étaient compilées dans un framapad partagé et communiquées dans la messagerie instantanée de la vidéoconférence au moment approprié.

Les discussions au cours de ces tables-rondes ont été particulièrement nourries et de qualité. Outre le choix des participants, nous pensons que cela tient en grande partie à leur préparation. En revanche, les questions du public ne furent pas très nombreuses. Une bonne partie des participants inscrits se sont connectés sur le chat Mattermost dédié à l’événement mais le contact indirect avec les intervenants n’a peut-être pas facilité la discussion. 

Communication

La communication du colloque #dhnord a été mise en œuvre par le service communication de la MESHS, appuyé par les services Outils numériques et Humanités numériques et par les membres du comité d’organisation. Ces outils ont été déployés dans le contexte de la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19 durant laquelle deux périodes de confinement ont été imposées (printemps et automne 2020), impliquant un recours massif au télétravail.

L’identité graphique du colloque et ses déclinaisons

La première des actions de communication a été la définition, puis la déclinaison, d’une identité graphique soucieuse d’incarner la thématique de l’édition 2021 de #dhnord consacrée à l’étude des images en sciences humaines et sociales par le biais des outils numériques, en veillant au caractère esthétique, simple et chaleureux du visuel. Les avis ont été confrontés, sur la base de premières pistes assez différentes au départ, et plusieurs compétences mises à profit pour élaborer le premier visuel basé sur le concept de l’image ascii. Lorsque nous avons décidé de travailler sur l’image ascii, le personnage d’Ada Lovelace, pionnière de la science informatique, a été choisi. Son portrait a été transformé en image ascii grâce à un logiciel gratuit. L’affiche a ensuite été enrichie par quelques circuits informatiques dessinés à la main par Adèle Huguet, médiatrice et illustratrice scientifique, avec qui nous avions eu le plaisir de travailler lors de l’édition 2019 de #dhnord. Le format paysage a été choisi car mieux adapté à la communication numérique. 

Affiche du colloque #dhnord2020, MESHS, 2020 (version française)

Le visuel a ensuite été décliné sur différents supports (habillage du site internet, signature numérique, cartons d’entrée et de sortie et habillage des capsules vidéos, habillage des réseaux sociaux, posters). Un programme numérique a été élaboré et illustré par les portraits des intervenants du colloque également “transformés” en image ascii, après avoir effectué les demandes d’autorisation de cession de droit à l’image. Pour tous les supports, le format 100% digital nous a conduit à choisir et à décliner des formats adaptés en fonction des différents besoins (taille écran 1920×1080, format paysage, version longue de 82 pages pour le programme). Les thématiques du colloque ont également été illustrées par Adèle Huguet, dans la continuité de la charte graphique.

Planche d’illustrations réalisées par Adèle Huguet pour #dhnord2020, MESHS, novembre 2020.

Les canaux d’information (internes et externes)

L’appel à communication du colloque a été diffusé dans un premier temps au printemps 2020 via le site internet SciencesConf.org et le site internet de la MESHS. Dans un deuxième temps, l’information scientifique (programme, présentations originales – exemple, présentation des intervenants hors présentations originales) et pratique (“Comment accéder en ligne au colloque #dhnord2020?”) concernant le colloque a été rassemblée en un point unique (site internet de la MESHS). Les pages du site, ainsi que le programme numérique, ont été rédigés en anglais et en français. Des url raccourcis et des ancres dans les pages ont été créés afin de faciliter la communication d’informations sur des contenus précis. Les hyperliens ont été très utilisés dans l’ensemble des supports et ont demandé de nombreuses vérifications. L’information concernant le colloque a également été communiquée sur plusieurs portails (Calenda, Culturables, OCIM, agendas des partenaires et universités tutelles de la MESHS). Il faut ajouter que la dimension internationale de l’édition 2020 de #dhnord avait pour objectif de mobiliser un public scientifique plus large que pour les éditions précédentes. Cela a nécessité des traductions systématiques de tous les supports. De plus, une nouvelle fonctionnalité a été créée sur le site internet pour permettre une sélection du fuseau horaire. 

Le fil Twitter #dhnord2020 a été utilisé en amont du colloque pour diffuser des informations sur l’événement lui-même, la mise en ligne du pré-programme et du programme complet, l’ouverture des inscriptions et la mise en ligne des vidéos annotées, dix jours avant le début du colloque. Des thread illustrés ont été rédigés par thématiques, puis par tables rondes. Les comptes des intervenants et de leurs institutions ont été identifiés en amont afin de les mentionner facilement dans les messages relatifs à leurs interventions. Pendant l’événement, les diffusions des interventions originales en streaming, des ateliers et des tables rondes ont été annoncées via ce fil. Des rappels étaient programmés parallèlement sur le chat Mattermost. La cession “Posters” a également été organisée sur Twitter lors du 3ème jour du colloque. Le fil Twitter a par ailleurs permis de relayer certaines questions. Pour rappel, les participants avaient trois moyens d’interagir avec les intervenants et les modérateurs des tables rondes : le fil Twitter #dhnord2020, le chat Mattermost et un questionnaire LimeSurvey exclusivement dédié aux questions (“Posez vos questions/Ask your questions”). Le fil a été alimenté et enrichi par les “live-tweet” des membres du comité d’organisation et des participants au colloque. Au total, entre le 15 et le 20 novembre, 27 messages ont été postés depuis le compte institutionnel de la MESHS, la plupart en anglais. En conséquence de cette activité, le compte de la MESHS a accueilli 55 nouveaux abonnés au mois de novembre, ce qui est 3 à 4 fois supérieur par rapport à un mois habituel. Tous les indicateurs montrent une activité intensifiée pour ce mois de novembre 2020.

Capture d’écran du 30/11/2020 de Twitter analytics pour le compte @MESHS_Lille  

Le chat Mattermost a été utile à double titre, en externe et en interne. Les participants ne pouvant se connecter à la session zoom des tables rondes (réservées aux intervenants et modérateurs), l’objectif était de proposer un espace dans lequel les participants puissent s’exprimer, poser des questions, échanger facilement des informations. Plusieurs canaux de discussion ont été créés, par sessions thématiques et tables rondes. Un outil de veille sur les humanités numériques a également été intégré. Cet outil a permis de diffuser des informations pratiques mais il a été relativement peu investi comme espace de discussion par les participants : cela constitue une vraie piste d’amélioration pour 2021.

A l’interne, le flux d’informations partagées a été assez intense en amont et durant le colloque. Un canal privé “organisation”, associé aux réunions zoom régulières de l’équipe, a été créé et s’est avéré très utile, nous permettant d’interagir facilement et d’épingler les messages importants pour y revenir selon les besoins. Plusieurs documents partagés ont également été créés. Bien que les membres de l’équipe ont pu se réunir sur place durant les quatre jours du colloque, facilitant les échanges et le partage d’informations, le chat Mattermost et les autres outils collaboratifs ont été précieux. Leur usage doit être conservé pour des événements futurs impliquant plusieurs services internes et des partenaires extérieurs, comme ce fut le cas cette année avec le CRIHN. 

Les formulaires et les listes de diffusion 

Un formulaire d’inscription LimeSurvey a été élaboré. Cet outil est important pour connaître la future audience du colloque ainsi que les principales caractéristiques de l’auditoire. Sur la base de ce formulaire, deux listes de diffusion “participants” et “intervenants” ont été créées avec l’aide du service informatique de la MESHS. Durant les quinze jours précédant le colloque, la liste “participants” a été mise à jour quotidiennement. Elle a été très utile pour communiquer les informations pratiques sur le colloque en ligne (modalités de connexion aux contenus hors lignes et aux contenus en direct). Ce lien direct avec les participants est indispensable et il serait intéressant de réfléchir à l’avenir à mieux programmer l’envoi des informations indispensables (confirmation d’inscription, mise en ligne de nouveaux contenus, démarrage des sessions en direct, etc.). Ces envois doivent être réguliers, sans être envahissants. Dans le cas d’un dispositif technique dans lequel plusieurs points de connexion sont proposés (espaces “virtuels” où se déroule le colloque), il est nécessaire d’accompagner au mieux les participants dans leur démarche de participation à l’événement. 

Deux autres formulaires ont également été créés et proposés aux participants et aux intervenants : un formulaire dédié à recueillir les questions et un formulaire de satisfaction pour recueillir les avis et les pistes d’amélioration. Ce questionnaire a été élaboré à la fin du colloque, à un moment où l’équipe avait une meilleure visibilité sur le résultat final.  

Architecture technique

Une étude des moyens qui permettaient l’organisation d’un colloque en ligne a été réalisée au préalable. Il en ressort que si des solutions « toutes intégrées » sont séduisantes, la qualité de la prestation n’est pas garantie, et rend l’institution totalement dépendante de l’existence du service pour ses activités. Un arbitrage a donc été rendu en choisissant volontairement de construire le colloque avec nos propres moyens.

Note : Un certain nombre de solutions complémentaires à ce qui est décrit par la suite ont été identifiées, sans pour autant avoir été toutes été mises en place (faute de temps ou de moyens), telles que, notamment, Mumble et les listes de diffusion.

Compte tenu de ce constat, les choix de retransmission de la conférence se sont donc faits en se reposant sur nos solutions, et en choisissant deux façons de diffuser des vidéos :

  • des programmes préenregistrés qui permettent une diffusion préalable et fiable. Ils constituent la colonne vertébrale du colloque.
  • une programmation en streaming, partiellement en direct, présentant plus de risques de pannes et d’aléas.

Vidéos préenregistrées

Concernant les vidéos préenregistrées, en cette période alternant confinement et déplacements interdits, nous avons fait le choix de rendre les intervenants autonomes via un service de type Opencast, en leur fournissant un guide pratique afin d’améliorer, autant que faire se peut, la qualité de leur intervention.

Ces vidéos ont ensuite été incorporées dans le contexte graphique conçu par la cellule de communication, intégrant à la fois le support de présentation et la capture de l’intervenant pendant sa présentation sur le fond prévu par la charte graphique du colloque.

Elles ont ensuite été intégrées dans MemoRekall pour y lier un contenu augmenté avec lequel le spectateur peut interagir.

Streaming

Concernant le streaming, nous nous sommes inspirés de l’architecture imaginée par Pascal Dayre (IRIT Toulouse) dans le cadre des JDEV2020 (Vous pourrez trouver ici un retour d’expérience sur cette manifestation) et construite autour du projet fédératif « Constellation » dont la MESHS fait partie. Le hasard des circonstances a fait que la MESHS a pris en charge la diffusion des communications au cours de cette manifestation.

Architecture technique

Schéma global de l’infrastructure de diffusion

À l’origine de la diffusion, un studio OBS (avec une deuxième machine prête à prendre le relais si nécessaire), émet le flux. Il permet l’intégration des vidéos, des sons, des musiques et la capture de sources externes (telles que les visioconférences).

Le flux est ensuite poussé sur un serveur NGINX équipé d’un module RTMP, lui-même poussant ces données vers différentes plateformes de sortie ou d’autres serveurs de relais.

Jusqu’ici, cette partie est identique au dispositif déployé pour les JDEV2020.

Serveur de relai NGINX RTMP

En revanche, contrairement aux JDEV2020, le colloque #dhnord2020, bien que s’adressant à un public technophile, touche toutefois des spectateurs ne disposant que de connaissances informatiques plus spécifiques, moins généralistes. Aussi, nous avons fait le choix d’utiliser essentiellement des plateformes de diffusion vidéo grand public (Canal U, YouTube et Twitch), et non une constellation de flux RTMP dont l’usage nécessite l’installation d’autres logiciels tels que VLC.

Ce compromis permet d’offrir à la fois des solutions institutionnelles non « GAFA » et des services dont la fiabilité a été mise à l’épreuve, pour être sûr d’avoir une structure opérationnelle. Nous sommes convaincus que proposer le choix à l’utilisateur, mettre en concurrence des solutions ouvertes et des plateformes de « confort » est une étape indispensable pour toucher tous les publics tout en garantissant une forme de souveraineté numérique.

La prévision du pire

Pour chacune de ces étapes, une solution de repli était disponible. Ainsi le studio OBS, non seulement était dupliqué sur deux machines, deux réseaux, deux sources électriques, mais il pouvait être bipasse en poussant directement le flux vers le serveur de relais depuis la visioconférence (Zoom en l’occurrence).

Le serveur de multidiffusion pouvait être contourné en envoyant le flux à une seule des plateformes.

Les plateformes de retransmission étaient, elles-mêmes, multiples.

Il convient toutefois d’attirer l’attention sur le fait que les normes diverses exploitées par les plateformes, alors que le flux d’origine est unique, peuvent engendrer des complications techniques (c’est d’ailleurs ce qui nous a occasionné une indisponibilité sur l’un de ces sites pendant une partie de la manifestation).

Enfin, les supports visuels dédiés à la diffusion comportaient des messages, activables manuellement, pour signaler des problèmes ou retards potentiels. Ils ne pouvaient toutefois être diffusés que via la régie ou en partage d’écran zoom en cas d’urgence.

Les tables rondes

Afin de garantir une qualité maximale des sessions, et compte tenu de la nature internationale des intervenants, nous avons dû nous reposer sur une solution propriétaire (Zoom). Nous avons toutefois souhaité l’isoler, pour des raisons de sécurité, et de portabilité, des spectateurs. Aussi, ces sessions n’étaient pas accessibles au public, et une personne de l’équipe était en charge de l’acceptation des entrées dans la session. Elles étaient retransmises grâce à la capture de fenêtre d’OBS et intégrées dans le flux du streaming décrit ci-dessus.

Quel contenu ?

Il nous a semblé indispensable d’intégrer dans le streaming les vidéos préenregistrées.

En effet, on sait que la perception des spectateurs vis-à-vis d’un colloque en ligne diffère grandement de la même manifestation en présentiel. Offrir l’opportunité de pouvoir voir les vidéos (non augmentées) juste avant la table ronde abordant la même thématique permet de faciliter l’accessibilité aux contenus du colloque. Cela engendre toutefois une complexité supplémentaire dans la communication des horaires.

Nous avons souhaité par ailleurs accompagner cette diffusion d’une période préalable de streaming en « mire d’attente » (une heure avant), afin de rappeler les horaires de diffusion, puis d’une courte « mire d’introduction » (une à deux minutes) afin d’attirer l’attention du spectateur juste avant la diffusion, grâce à un habillage sonore différent, qui n’est pas sans faire référence aux « trois coups » signalant le début d’une pièce de théâtre. Cette pratique, qui ne correspond pas aux usages modernes des « live stream » ou des « youtubeurs » qui commencent leur diffusion sans préalable, est toutefois pertinente dans le cas de comptes ne disposant, ni d’abonnés, ni d’un public fidèle (ce qui était notre cas). Ces mires ont été basées sur les cartons des vidéos à la demande, et habillées avec des bruitages et des musiques disponibles en Creative Commons 0.
Sur la plupart des “scènes” de diffusion, différents éléments graphiques reprenant l’identité graphique du colloque étaient activables manuellement pour s’adapter aux circonstances (renvoi vers les formulaires de question, le hashtag, message d’attention, message de reprise de diffusion, de retard ou de problème technique).

Évolution des spectateurs pendant l’un des streamings

Il convient toutefois d’attirer l’attention sur le fait que des streamings trop longs, bien qu’autorisés par la plupart des plateformes, ne sont pas sans causer potentiellement des problèmes de manipulation a posteriori.

Comment accompagner le spectateur ?

Le principal obstacle reste l’interaction entre le spectateur et les modérateurs / la table ronde et de pouvoir proposer une information claire et explicite aux spectateurs sur les aléas du streaming (retards, pannes, etc.)

Nous avons proposé, lors de ce colloque, différentes solutions :

  • Un formulaire (unique) pour poser des questions. Bien que relativement simple d’emploi, il a étonnamment été peu utilisé (trop de complexité, sujets peu propices aux questions ?)
  • Un hashtag sur Twitter pour poser des questions et interagir sur les sessions
  • Un service de     messagerie instantanée (de type Mattermost) équipé d’un support     d’authentification centralisé. Il y a eu très peu d’interactions directes sur ce canal (qui a accueilli environ 1/3 des spectateurs inscrits du colloque). Toutefois, il semble que l’outil a été apprécié pour le rappel de début de diffusion des séances. Mais, malgré nos efforts, cet outil qui devait permettre d’apporter un aspect relationnel plus proche du colloque traditionnel, reste un échec.
  • Un système de conversion des différentes indications d’horaire dans différents fuseaux horaires sur le site de la MESHS.

Conclusion

Cette formule de #dhnord a été un véritable succès : 200 inscrits au colloque, avec une large représentation internationale ; plus de 100 personnes connectées chaque jour pour les tables-rondes en direct ; plus de 1 300 vues uniques sur les vidéos à la fin du colloque.

Le principal enseignement est que le colloque en ligne déplace la charge de travail : le travail en amont est considérable et les équipes techniques et de communication très sollicitées. Au contraire, comme il n’y a plus de commandes de billets de train, de feuilles de mission à remplir, de pauses café, de restaurants et d’hôtels à réserver, les équipes administratives et financières sont beaucoup moins impliquées. Il ne nous semble pas non plus envisageable que cela soit dorénavant la formule pour les communications scientifiques : si toutes les personnes invitées nous ont répondu favorablement, c’est parce que nous les avions rencontrées « in real life » dans des colloques en présentiel ou lors d’autres échanges scientifiques ; enfin, les échanges informels, où se décident souvent les collaborations futures, manquent terriblement.

 


 

#dhnord 2020: Organizing an online international conference in times of pandemic

In November 2020, the DHnord conference took place online. We tried to make the most of the situation, and as several people asked us questions about the organization of the event, this post will relate how we did it, as accurately as possible, so that the experience can be used by other conference organisers.

Every year, the DHnord conference, dedicated to digital humanities, is organized at the Maison européenne des sciences de l’homme et de la société (MESHS) in Lille around October-November. Over the years, DHnord has become a key event in digital humanities, both nationally and regionally. Since 2019, it is directed by Clarisse Bardiot, scientific head of the digital humanities axis at the MESHS, in partnership with the Centre de recherche interuniversitaire sur les humanités numériques (CRIHN) in Montreal, one of whose members is the scientific co-director (in 2020 Emmanuel Château-Dutier). The administrative team of the MESHS is in charge of its organization. An added wrinkle: the permanent position of Digital Humanities Coordinator is currently vacant and Edward Gray was recruited only in July 2020, a few months before the date of the conference. Moreover, in 2018, it was decided to establish a biannual rhythm: in odd years, a conference in French on a broad topic; in even years, a conference in English on a specific topic. Finally, this colloquium has the particularity of operating on the basis of a call for papers and invitations from researchers, all validated by a scientific committee that is renewed each year.

The theme of the 2020 colloquium was communicated at the close of the 2019 edition (large corpora of images in art history) as well as the names of the scientific co-directors. At the end of the winter, the co-supervisors form the Scientific Committee, which met for the first time in February to define the call for papers and the title. The conference title was decided: « La mesure des images : approches computationnelles en histoire et théorie des arts » (The measurement of images: computational approaches in art history and theory). The call for papers was published within the usual « normal » deadlines with a response date of 05/06/2020.

In the meantime, the great confinement was declared… In spite of the uncertainties that weigh on the autumn, and a certain optimism about the possibility of conducting the conference in person, we decide as early as May to switch the colloquium online. The scenario is as follows: whatever happens, foreigners will probably not be able to travel; if there is a possibility of face-to-face meetings, this will be reserved in priority for the workshops. It was a wise decision: on the dates of the conference, France was once again confined …

It remained only to imagine the form of an online conference. Online seminars are flourishing everywhere, we are experimenting with online courses with students, sharing good and bad experiences. Based on these discussions, several guiding principles emerged:

  • Take advantage of the situation to turn it to our advantage and invite the greatest international specialists (who would probably never have come to Lille). We were surprised by their enthusiasm and all responded favorably, far beyond what we could have imagined.
  • To privilege live round-table discussions with exchanges between the speakers in order to preserve the lively if not convivial dimension of the colloquium. The round tables are recorded but agreement for rebroadcasting is requested a posteriori to allow the right to make mistakes and to privilege the live broadcast.
  • Record the papers beforehand and broadcast them two weeks before the conference to encourage exchanges during the round tables, and allow the public to consult them according to their schedule while avoiding sitting behind the screen for several hours at a time. This also helps to reduce technical problems.
  • Augmenting and editorializing the videos thanks to the MemoRekall software: the conference is very specialized and this makes it possible to explain the references mentioned by the speakers, to attach the bibliography, to refer to the code and the corpora if necessary, etc. This is particularly useful for students.
  • Extend the duration of the colloquium to 4 days (and not two and a half as initially planned) with an appointment each day for a round table discussion from 1:30 am to 5:00 pm Paris time, which allows North Americans to participate.
  • Choosing to move the roundtables to YouTube, Twitch and CanalU to avoid the audience from connecting to the zoom session and relaying the questions asked on a dedicated chat or on twitter.
  • Propose a poster session in the form of 4 images that can then be broadcast on Twitter. Templates have been provided, to ensure graphic harmony and to avoid file problems. 
  • Define a graphic identity declined on all media and completely abandon paper supports

The formula was a real success: 200 attendees registered to the conference, with a large international representation; more than 100 people connected every day for the live round tables; more than 1,300 unique views on the videos at the end of the conference.

The main lesson is that the online conference shifts the workload: the upstream work is considerable and the technical and communication teams are very much in demand. On the contrary, since there are no more train ticket orders, mission sheets to fill out, coffee breaks to take, restaurants and hotels to book, the administrative and financial teams are much less involved. It does not seem to us that an online conference will replace in person meetings as the the formula for academic conferences either: if all the people invited have responded favourably, it is because we have met them « in real life » in face-to-face conferences or during other scientific exchanges; finally, informal exchanges, where future collaborations are often decided, are terribly lacking.

We detail below the main points with our working documents, which you can freely reuse and adapt. Regular meetings with the whole team (monthly then bi-monthly), a great flexibility of adaptation, listening and a lot of good mood are the main ingredients. We weren’t able to escape last minute bugs, the crash of a video platform (but we had two others working) and two or three other surprises but this (almost) went unnoticed!

Organization

Undertaking an international conference entirely online requires, above all else, planning and efficient organisation. Retroplanning was key, as was making room in this schedule for unplanned delays- because uncertainty is the only thing certain in 2020. We also needed to keep the team on the same page, and to keep our communication with our participants succinct, clear, and efficient. 

After identifying our participants and ensuring that they were aware of our general plans, we then set out to ensure that their job – that is, creating their presentation and sending it to us – was as simple and clear as possible. Thus, we chose to ask the participants to send us only the video files, deciding to handle the editing on our end- ensuring a degree of harmony and standardization in the videos. We elaborated a guidelines document that not only explained in detail how to use OpenCast Studio, but also gave tips for how to effectively film oneself. While these may seem like simple recommendations (avoid having windows behind you, wear simple colors) experience over the last 10 months has shown that these are important considerations. We were also flexible when other participants asked to use other platforms. What was important for us was to take the guesswork out of filming, so that the speakers could focus on making a great presentation. 

It was also vital to keep the entire team on the same page. To do this, we took advantage of a private chat channel in our mattermost chat, pinning messages as necessary. We also used a shared file system- those within the ULille system used Nextdoor, however due to the difficulty of integrating those without ULille accounts, we also used Google Drive and Docs. In these docs, we kept a journal- a running list of recaps of our previous talks (we took notes in a collaborative manner as meetings progressed, ensuring that we understood)- as well as other documents, such as the aforementioned guidelines, and several spreadsheets dedicated to following the progress of the various aspects of the conference. The ability to share these spreadsheets with other, non-permanent team members allowed us to rapidly and easily transmit information and work at our own pace. This allowed team members to instantly check what was done, what was still being worked on, and what needed to be done. With team members working from home, and in the case of Emmanuel, a continent away, these elements were invaluable. 

MemoRekall capsules

One of the more unique elements of our conference were the pre-recorded videos that were then enhanced with MemoRekall, an annotation software developed by Clarisse Bardiot.  While relatively simple to learn and implement, MemoRekall allowed us to showcase a new and innovative approach to conference papers. With this software, we were able to mark out the principal sections- or “chapters”- of a presentation, as well as provide “footnotes” that contained links to papers, websites, and datasets. Thus, our audience has easy access to further explore, something that is quite limited in a traditional conference format! Even more so because these MemoRekall capsules are hosted on the website of the MESHS, and will remain accessible for the longterm. Thus, #dhnord2020 will continue to be a resource far beyond November 2020. 

In creating these capsules, we asked our participants to send along their presentation slides as well as any references/breakdowns they wished to have added to the capsule. They often submitted their slides which had elements of “chapters,” and more rarely, time stamps. Each video started with placing a note, that lasted for the entire video, about the conference, as well as the author of the intervention and a link to submit a question to be asked during the round tables, as well as an upload of the slides if these were given. From there, we watched the videos and added references as they came up – giving 30 seconds minimum for links, and making “chapters” as best we could. A second detailed watch was necessary for quality control and assuring that the “chapters” were relevant, especially when these weren’t already clearly defined by the author. Depending on how many references there were to be added, as well as what was provided by the participant, each video took between 2.5 and 3 hours to complete on average. Once completed, they were then sent to the authors for approval before being placed on the conference website. 

Example of a capsule edited with MemoRekall. view fullscreen

Preparation of the round tables: choice of moderators, guidelines, preliminary interviews

In preparing for the day itself, we sent an email to the participants in the round tables the week previous, with the complete zoom connection information. When creating the zoom, we also made sure to enable data-centers in regions where we would have connections from participants, such as Canada to cover North America. While the team connected and got into place 30 minutes before start, to ensure that everything was running well and to discuss any last minute matters (or simply to share a coffee and a treat), we had participants connect 15 min early to ensure that their cameras and microphones functioned well. We then did a last minute reminder of how the session would proceed before going live. By repeating this information and making sure our participants were on the same page, we made ourselves prepared for any surprises.

In addition to the moderators, there were several team members connected. The Regie handled streaming, and another, separate team member was on standby for any technical issues/to allow any participants to enter. We fortunately did not have to make use of this, but it is best to be prepared. Other team members worked on the communication aspects, livetweeting the conference or composing drawings that represented the discussions. A final team member watched for incoming questions from twitter (often with the help of other colleagues who were dedicated to surveilling these platforms and relaying them to this person), the dhchat, and the questionnaire form, compiled them, and relayed them to the moderators. We used a combination of zoom chat to relay to the moderators – so they could focus on one program – and in the case where the moderators used an online framapada for organizing their own questions, audience questions were added to the pad. One common experience was that audience engagement was somewhat more difficult to achieve, so it is necessary to prepare some questions ahead of time. 

A final note about organizing the ateliers- we originally planned for 20 people in the audience to allow discussion during the workshop, but ultimately , and asked those that signed up to confirm their presence the week before the conference. The response rate was really rather low, and we soon learned that we were best off inviting far more people than planned to the sessions, since online events are much easier to decide to skip out on at the last minute. 

With an entirely online event and the broadcasting of pre-recorded conferences, it seemed particularly important to us to be able to find solutions to guarantee, in spite of everything, high-quality scientific exchanges. Indeed, we were acutely aware of what we were losing with a remote event in terms of informal and spontaneous meetings and discussions that often make up the salt of scientific meetings. It therefore seemed to us relatively essential to give a large place in the course of the event to discussions through the organization of several round-table discussions which would be broadcast live on a rather limited time slot but throughout the week.

In order to ensure that the discussions would be properly conducted, it was essential that a leader be designated for each round table to prepare the discussion by carefully discussing his or her intervention with each speaker. Thanks are due to Nuria Rodriguez Ortega, Taylor Arnold, and Everardo Reyes for agreeing to play this role and for their investment in the preparation of the roundtables. Based on these preliminary discussions and having reviewed the recorded communications of the various participants, a sequence of each round table could be established, thinking about the dialogues that could be established between the various stakeholders. These sequences, organized by major thematic issues with sub-issues, were intended to organize the discussion during the roundtables. They were therefore communicated to the participants before the event so that they had time to think about them before the event. With the recorded lectures online, all speakers had also had time to think about their colleagues’ presentations.

Speakers were welcomed into the roundtables half an hour before the event was launched to ensure that there were no technical problems and so that the speakers could begin to get to know each other in informal exchanges. Before going on line, they were reminded of how the event would be run, stressing the importance of having as fluid and informed a discussion as possible, so that they could of course question or bounce back on each other’s comments. Several channels were set up to collect questions from the public on Mattermost or through a hashtag (#dhnord2020) on Twitter. The roundtable facilitators were relieved of the task of collecting questions by designated individuals so that they could concentrate on the discussion. These questions were communicated to them in the videoconference instant messaging system at the appropriate time.

The discussions during these roundtables were particularly rich and of high quality. In addition to the choice of participants, we believe that much of this was due to their preparation. On the other hand, there were not many questions. A good part of the registered participants registered on Mattermost but the indirect contact with the speakers may not have facilitated the discussion. Facilitating the discussion on the Mattemost channel throughout the event may have facilitated the gathering of questions and reactions from the audience. For live events, it may be necessary to allow the audience to connect directly to the videoconference, however, we had favoured securing the bandwidth of the videoconference and multi-channel broadcasting.

Communication

The communication of the #dhnord colloquium was implemented by the MESHS communication department, supported by the Digital Tools and Digital Humanities departments and by the members of the organizing committee. These tools were deployed in the context of the health crisis linked to the Covid-19 pandemic during which two lockdown periods were imposed (spring and autumn 2020), involving massive recourse to telework.

The graphic identity of the conference and its variations

The first of the communication actions was the definition, then the declension, of a graphic identity concerned with embodying the theme of the 2021 edition of #dhnord devoted to the study of images in human and social sciences through digital tools, taking care of the aesthetic, simple and warm character of the visual. After much debate on a series of diverse and varied first drafts, we decided on the concept of an ASCII image. After deciding to use the ASCII format to make the conference image, we chose Ada Lovelace, a pioneer in computer science, as the primary image for the conference. Her portrait was transformed into an ascii image using free software. The poster was then enriched by some computer circuits drawn by hand by Adèle Huguet, mediator and scientific illustrator, with whom we had the pleasure of working during the 2019 edition of #dhnord. The landscape format was chosen because it is better adapted to digital communication. 

Poster of the conference #dhnord2020, MESHS, 2020 (English version)

The visual was then declined on different supports (website design, digital signature, entry and exit cards and video capsules design, social networks design, posters). A digital program was developed and illustrated by the portraits of the conference speakers also « transformed » into ascii images, after having made the requests for authorization to transfer image rights. For all media, the 100% digital format led us to choose and adapt formats according to different needs (screen size 1920×1080, landscape format, long version of 82 pages for the program). The themes of the conference were also illustrated by Adèle Huguet, in the continuity of the graphic charter.

Plate of illustrations made by Adèle Huguet for #dhnord2020, MESHS, November 2020.

Information channels (internal and external)

The call for papers of the colloquium was first distributed in spring 2020 via the SciencesConf.org website and the MESHS website. Next, the scientific content (program, original presentations – example, presentation of the speakers not having made an original presentation) and practical information (« How to access online to the #dhnord2020 conference?« ) concerning the conference were gathered in a single point (MESHS website). The pages of the site, as well as the digital program, have been written in English and French. Shortcut urls and anchors in the pages were created to facilitate the communication of information on specific contents. Hyperlinks were used extensively throughout and required extensive checking. The information concerning the conference was also communicated on several portals (Calenda, Culturables, OCIM, agendas of the partners and universities supervising the MESHS). It should be added that the international dimension of the 2020 edition of #dhnord aimed to mobilize a larger scientific audience than in previous editions. This required systematic translations of all media. In addition, a new feature was created on the website to allow a selection of the time zone. 

The Twitter feed #dhnord2020 was used in advance of the colloquium to disseminate information about the event itself, the posting of the pre-program and the full program, the opening of registrations and the posting of annotated videos, ten days before the start of the colloquium. Illustrated threads were written by theme, then by round tables. The accounts of the speakers and their institutions were identified upstream in order to easily mention them in the messages relating to their interventions. During the event, the streaming of original interventions, workshops and round tables were announced via this thread. Reminders were scheduled in parallel on the Mattermost chat. The « Posters » session was also organized on Twitter on the 3rd day of the conference. The Twitter feed was also used to relay certain questions. 

As a reminder, participants had three ways to interact with the speakers and moderators of the round tables: the #dhnord2020 Twitter feed, the Mattermost chat and a LimeSurvey questionnaire exclusively dedicated to questions (« Ask your questions/Ask your questions »). The feed was fed and enriched by the « live-tweeting » of the members of the organizing committee and conference participants. In total, between November 15 and 20, 27 messages were posted from the MESHS institutional account, most of them in English. As a result of this activity, the MESHS account welcomed 55 new subscribers during the month of November, which is 3 to 4 times more than a usual month. All indicators show an intensified activity for the month of November 2020.

Screenshot of Twitter analytics as of 30/11/2020  for the @MESHS_Lille account  

The Mattermost chat was useful both externally and internally. Since participants were unable to connect to the roundtable zoom session (reserved for speakers and moderators), the objective was to provide a space in which participants could express themselves, ask questions, and easily exchange information. Several discussion channels were created, by thematic sessions and round tables. A digital humanities monitoring tool was also integrated. This tool made it possible to disseminate practical information, but the Mattermost chat was rarely used as a discussion space by the participants: this is a potential area for improvement for 2021.

Internally, the flow of shared information was quite intense before and during the conference. A private « organization » channel, associated with the team’s regular zoom meetings, was created and proved to be very useful, allowing us to interact easily and pinpoint important messages and come back to them as needed. Several shared documents were also created. Although team members were able to meet on site during the four days of the conference, facilitating exchanges and information sharing, the Mattermost chat and other collaborative tools were invaluable. Their use should be preserved for future events involving several internal services and external partners, as was the case this year with the CRIHN. 

Forms and mailing lists 

A LimeSurvey registration form was used to gather conference registrations.. This tool is important to know the future audience of the conference as well as the main demographic information of the audience. On the basis of this form, two mailing lists « participants » and « speakers » were created with the help of the MESHS IT department. During the fifteen days preceding the colloquium, the « participants » list was updated daily. It was very useful to communicate practical information about the online conference (how to connect to offline and live content). This direct link with the participants is indispensable and it would be interesting to think about the future to better schedule the sending of indispensable information (confirmation of registration, putting new content online, starting live sessions, etc.). These mailings must be regular, without being invasive. In the case of a technical system in which several connection points are proposed (« virtual » spaces where the conference takes place), it is necessary to support the participants as well as possible in their participation in the event. 

Two other forms have also been created and proposed to participants and speakers: a dedicated form to collect questions and a satisfaction form to collect opinions and areas for improvement. This questionnaire was developed at the end of the conference, at a time when the team had a better view of the final result. 

Technical Architecture

A preliminary study of the means that would allow the organization of an online conference was carried out beforehand. It emerged that while « all integrated » solutions are attractive, the quality of the service is not guaranteed, and makes the institution totally dependent on the existence of the service for its activities. We therefore chose to build the colloquium with our own means. It should be noted that a certain number of solutions, complementary to what will be described later, have been identified, without all of them having been put in place (due to lack of time or means), such as, in particular, Mumble and the mailing lists.

Given this observation, the choices for broadcasting the conference were therefore made by relying on our solutions, and by choosing two ways of broadcasting videos :

  • pre-recorded programs that allow for reliable pre-broadcasting. They constitute the backbone of the conference.
  • streaming programming, partially live, which presents more risks of breakdowns and hazards.

Videos on demand

Concerning the pre-recorded videos, in this period of alternating confinement and forbidden travel, we have chosen to make the speakers autonomous via an  Opencast type service, by providing them with a practical guide to improve, as much as possible, the quality of the intervention.

These videos were then incorporated into the graphic ecosystem designed by the communication unit, integrating both the presentation, and the capture of the speaker during his presentation on the background provided by the graphic charter of the conference.

They were then integrated into MemoRekall to link to it an augmented content with which the spectator could interact.

Streaming: Preamble

Concerning streaming, we were inspired by the architecture imagined by Pascal Dayre (IRIT Toulouse) in the framework of JDEV2020 (You can find some thoughts on this event here) and built around the federative project « Constellation » of which MESHS is a part. By chance, the MESHS took the responsibility of the diffusion of the communications during the event.

Global video diffusion schema

At the heart of the broadcast lies an OBS studio (with a second machine ready to take over if necessary), which transmits the stream. It allows the integration of video, sound, music and the capture of external sources (such as videoconferences).

The stream is then pushed to an NGINX server equipped with an RTMP module, which in turn pushes this data to different output platforms or other relay servers.

So far, this part is identical to the device deployed for the JDEV2020.

NGINX RTMP Relay Server

On the other hand, unlike the JDEV2020, the #dhnord2020 conference, although aimed at a technophile audience, nevertheless reaches spectators with more specific, less generalized computer knowledge. Therefore, we chose to use mainly consumer video distribution platforms (Canal U, YouTube and Twitch), and not a constellation of RTMP streams whose use requires the installation of other software such as VLC.

This compromise makes it possible to offer both non-GAFA institutional solutions and services whose reliability has been tested to ensure that they are operational. We are convinced that offering the user choice, putting open solutions and « comfort » platforms in competition with each other is an essential step in reaching all audiences while guaranteeing a form of digital sovereignty.

Streaming: Prepare for the worst, hope for the best

For each of these steps, a fallback solution was available. Thus the OBS studio was not only duplicated on two machines, two networks, two electrical sources, but it could be bypassed by pushing the stream directly to the relay server from the videoconference (Zoom in this case).

The multicast server could be bypassed by sending the stream to only one of the platforms.

The relay platforms themselves were multiple.

However, it should be pointed out that the various standards used by the platforms, even though the original stream was a single one, could lead to technical complications (which is what caused us to be unavailable on one of these sites for part of the event).

Finally, the visual media dedicated to the broadcast included messages, which could be manually activated, to signal potential problems or delays. However, they could only be broadcast via the control room or by sharing a zoom screen in case of emergency.

Streaming: round tables

In order to guarantee a maximal quality during the sessions, and given the international nature of the speakers, we had to rely on a proprietary solution (Zoom). However, we wished to isolate it, for security and portability reasons, from the spectators. Also, these sessions were not accessible to the public, and one person from the team was in charge of accepting entries into the session. They were retransmitted using OBS window capture and integrated into the streaming described above.

Streaming: what content?

We thought it was essential to integrate pre-recorded videos into the streaming.

Indeed, we know that the perception of the spectators towards an online conference differs greatly from the same face-to-face event. Offering the opportunity to view the videos (not augmented) just before the round table dealing with the same theme helps to facilitate accessibility to the conference’s contents. However, this creates an additional complexity in the communication of schedules.

We also wanted to accompany this broadcast with a prior streaming period in a « waiting test pattern » (one hour before), in order to remind the audience of the broadcast times, and then a short « introduction test pattern » (one to two minutes) in order to attract the viewer’s attention just before the broadcast, thanks to a different sound design, which is not without reference to the « three shots » signaling the beginning of a play. This practice, which does not correspond to the modern uses of « live streams » or « youtubeurs » that begin their broadcast without any precondition, is however relevant in the case of accounts that have neither subscribers nor a loyal audience (which was our case). These test patterns were based on on-demand video cards, and dressed with sound effects and music available in Creative Commons 0.

On most of the broadcast « scenes », different graphic elements that reflected the graphic identity of the conference were manually activated to adapt to the circumstances (reference to question forms, hashtag, attention message, message of resumption of broadcast, delay or technical problem).

Graph detailing the number of spectators during one of the streams

However, it should be pointed out that excessively long streams, although allowed by most platforms, are not without potentially causing problems of post-processing.

Streaming: how to accompany the viewer?

The main obstacle remains the interaction between the spectator and the moderators / round table and to be able to offer clear and explicit information to the spectators on the hazards of streaming (delays, breakdowns, etc.).

During this conference, we proposed different solutions:

  • A (unique) form to ask questions : although relatively simple to use, it was surprisingly little used (too much impression of complexity?, subjects not very conducive to questions).
  • A Twitter hashtag to ask questions and interact on the sessions
  • An instant messaging service (such as Mattermost) equipped with centralized authentication support: There was very little direct interaction on this channel (which hosted about 1/3 of the registered conference attendees). However, it seems that the tool was appreciated for the reminder to start broadcasting sessions. However, despite our efforts, this tool, which was supposed to provide a relational aspect closer to the traditional colloquium, remains a failure.
  • A system for converting the different time indications in different time zones on the MESHS site.

Conclusion

The formula was a real success: 200 attendees registered to the conference, with a large international representation; more than 100 people connected every day for the live round tables; more than 1,300 unique views on the videos at the end of the conference.

The main lesson is that the online conference shifts the workload: the upstream work is considerable and the technical and communication teams are very much in demand. On the contrary, since there are no more train ticket orders, mission sheets to fill out, coffee breaks to take, restaurants and hotels to book, the administrative and financial teams are much less involved. It does not seem to us that an online conference will replace in person meetings as the the formula for academic conferences either: if all the people invited have responded favourably, it is because we have met them « in real life » in face-to-face conferences or during other scientific exchanges; finally, informal exchanges, where future collaborations are often decided, are terribly lacking.


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